Tổng đài di động
Hợp đồng điện tử
Chữ ký số
Hoá đơn điện tửHóa đơn điện tử gốc đề cập đến một khái niệm quan trọng trong lĩnh vực chứng thực điện tử. Để làm rõ sự phân biệt giữa hóa đơn điện tử gốc và các bản thể khác của nó, chúng ta cần hiểu rõ hơn về định nghĩa và tính chất của chúng.
MỤC LỤC
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Trước hết, hóa đơn điện tử là một dạng chứng từ kế toán, thường được tạo ra bởi tổ chức hoặc cá nhân khi thực hiện giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Nó được biểu diễn dưới dạng dữ liệu điện tử và có mục đích ghi nhận thông tin liên quan đến giao dịch. Trong bối cảnh này, hóa đơn điện tử có thể được hiểu theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020.
Hoá đơn điện tử là gì?
2. Khái niệm hóa đơn điện tử gốc
Hóa đơn điện tử gốc là phiên bản gốc của hóa đơn điện tử mà người bán tạo ra khi có giao dịch mua bán. Để đơn giản hóa, định dạng dữ liệu chủ yếu được sử dụng cho hóa đơn điện tử gốc là XML (eXtensible Markup Language). Điều này giúp đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống thông tin một cách hiệu quả.
Hóa đơn điện tử gốc không chỉ có thể chứa mã của cơ quan thuế mà còn có thể không có mã này. Trong trường hợp có mã, nó sẽ được cơ quan thuế cấp trước khi gửi cho người mua. Ngược lại, hóa đơn không có mã của cơ quan thuế là khi tổ chức bán hàng tạo ra hóa đơn và gửi cho người mua mà không thông qua cơ quan thuế.
3. Lợi ích của Hóa đơn điện tử gốc
Sử dụng hóa đơn điện tử gốc mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và cá nhân. Điều này bao gồm:
- Pháp lý: Hóa đơn điện tử gốc có giá trị pháp lý cao và không dễ dàng bị sửa đổi.
- Chia sẻ dữ liệu: Định dạng XML giúp chia sẻ dữ liệu một cách dễ dàng giữa các hệ thống thông tin.
- Bảo mật: Dữ liệu được lưu trữ dưới dạng file XML có thể được bảo vệ một cách an toàn.
Sử dụng hóa đơn điện tử gốc mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và cá nhân.
Nhìn chung, hóa đơn điện tử gốc đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy tính chính xác và an toàn của các giao dịch mua bán, đồng thời hỗ trợ quy trình kế toán và thuế một cách hiệu quả.
4. Phân Biệt Hóa Đơn Điện Tử Gốc và Bản Thể Hiện
Phân biệt giữa hóa đơn điện tử gốc và bản thể hiện của nó là một khía cạnh quan trọng để đảm bảo tính pháp lý và tránh rủi ro trong quá trình giao dịch. Dưới đây là sự thậm chí ít trùng lặp hơn về vấn đề này.
4.1. Bản Thể Hiện Hóa Đơn Điện Tử là Gì?
Hóa đơn điện tử gốc thường có định dạng XML, không dễ đọc bằng mắt thường và được sử dụng để mã hóa và chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống thông tin. Để thuận tiện cho việc kiểm tra và tra cứu, kế toán thường xuất phiên bản hóa đơn này ra định dạng như PDF, HTML hoặc in ra giấy. Những tệp này có khả năng cung cấp thông tin trực tiếp cho người xem và đại diện cho bản thể hiện của hóa đơn điện tử.
4.2. So Sánh Bản Thể Hiện của Hóa Đơn Điện Tử
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử giống với hóa đơn điện tử gốc về nội dung và hình thức. Để phân biệt giữa chúng, quy định rõ ràng yêu cầu bản thể hiện phải chứa dòng chữ “Bản thể hiện của hóa đơn điện tử” hoặc “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.” Tuy nhiên, mặc dù chúng giống nhau về ngoại hình, nhưng pháp lý của hóa đơn điện tử gốc và bản thể hiện của nó khác nhau.
Hóa đơn điện tử gốc được sử dụng làm căn cứ cho nhiều mục đích, bao gồm giao dịch, thanh toán, hạch toán, thanh tra và kiểm tra. Ngược lại, bản thể hiện chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ và theo dõi, không có hiệu lực cho giao dịch hoặc thanh toán.
Hiểu rõ về sự khác biệt giữa hóa đơn điện tử gốc và bản thể hiện sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro trong quá trình giao dịch và tận dụng thuận lợi của việc lưu trữ thông tin kế toán một cách tiện lợi. Mời các bạn đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử cùng MobiFone eContract tại đây.
