Quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email cụ thể nhất

Ký kết hợp đồng điện tử đang được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng sử dụng bởi những thuận lợi và lợi ích tuyệt vời mà nó mang lại. Hơn nữa, việc ký kết hợp đồng điện tử qua email mà không cần thiết phải trực tiếp gặp mặt là một giải pháp mà doanh nghiệp thường lựa chọn hiện nay để đẩy cao tiến độ công việc và tối ưu thời gian. Bài viết sau đây của Giải pháp số MobiFone sẽ chia sẻ cho bạn chi tiết về quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email. Cùng tìm hiểu nhé!

Điều kiện để quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email có hiệu lực

Để đảm bảo tính hiệu lực của bản hợp đồng điện tử sau khi đã được giao kết qua email, các bên tham gia ký kết phải đảm bảo quy trình giao kết hợp đồng điện tử qua email tuân thủ theo những quy định trong luật giao dịch điện tử và những điều kiện như sau:

• Đầu tiên, các bên tham gia phải đảm bảo thừa nhận mọi nội dung đã trao đổi và cam kết trên email, trong đó bao gồm cả thông tin dự thảo hợp đồng. Trên thực tế, có một số trường hợp xảy ra tranh chấp về hợp đồng điện tử bởi các bên không thừa nhận nội dung đã được gửi qua email là hợp pháp vì địa chỉ email không có giấy tờ định danh của tổ chức hay cá nhân đó.
• Thứ hai, toàn bộ thông tin trong hợp đồng điện tử được giao kết qua email và đảm bảo tính toàn vẹn. Nghĩa là chỉ dùng cố định một email để trao đổi về một bản hợp đồng để dễ dàng xác lập thông tin nhất.
• Thứ ba, các bên tham gia ký kết hợp đồng điện tử qua email phải thống nhất với nhau về quy trình giao kết hợp đồng điện tử qua email cũng như thủ tục giao kết để đảm bảo về tính hiệu lực cũng như bảo mật thông tin hay trách nhiệm bồi thường thiệt hại khi xảy ra sự cố.
• Cuối cùng, các điều kiện có hiệu lực của bản hợp đồng điện tử theo quy định chung phải được đảm bảo.

Quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email

Hợp đồng điện tử mặc dù được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng nhưng vẫn là một hình thức ký kết khá mới. Chính vì thế, có thể bạn vẫn chưa quen với việc ký kết hợp đồng qua trực tuyến như thế này. Dưới đây là quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email cụ thể nhất mà bạn hãy tham khảo để không gặp bất kỳ vướng mắc nào trong việc ký kết hợp đồng điện tử với các đối tác hay khách hàng của mình.

Bước 1: Truy cập đường link hợp đồng điện tử trên email

Bước đầu tiên của quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email là bạn cần phải truy cập để xem xét hợp đồng điện tử trên email của mình từ các thiết bị thông minh có kết nối internet như máy tính, điện thoại, máy tính bảng, laptop. Trong trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng bằng USB Token thì phải sử dụng máy tính có trang bị công cụ nhận thiết bị USB Token để việc ký kết hợp đồng hay ký số được diễn ra suôn sẻ nhất. Những bước làm tiếp theo diễn ra như sau:

• Nhấn nút “Xem tài liệu” trong email để màn hình xác nhận truy cập. Sau khi mã truy cập đã được gửi vào email tại màn hình xác thực truy cập, bạn có thể thực hiện việc xem xét nội dung hợp đồng và ký kết.
• Hệ thống tiếp tục sẽ chuyển hướng đến để hiển thị cụ thể nội dung hợp đồng cũng như các ô dữ liệu cần điền.
• Doanh nghiệp có thể linh hoạt di chuyển lên xuống đến những phần có chứa các ô dữ liệu và trang chứa chữ ký.
• Điền đầy đủ những thông tin cần thiết vào những ô dữ liệu.

Bước 2: Xem xét hợp đồng

Xem xét hợp đồng chính là công việc rà soát cũng như xác nhận toàn bộ nội dung hợp đồng trước khi hợp đồng điện tử tiếp tục được chuyển đến những người tiếp theo để ký kết.

• Trong quá trình xem xét hợp đồng, người xem phải tiến hành hoàn thành tất cả những thông tin còn thiếu nếu người tạo ra hợp đồng có yêu cầu.
• Sau khi điền đầy đủ vào các ô thông tin, người xem hợp đồng phải nhấn vào nút xác nhận đã hiểu và đồng ý với mọi điều khoản trên hợp đồng điện tử.
• Trường hợp không điền hết những thông tin và muốn lưu lại những nội dung hiện có để lần sau tiếp tục xử lý hợp đồng, hãy chọn vào nút lưu thao tác để thông tin được lưu trữ lại cho đến lần xem xét hợp đồng tiếp theo.
• Nếu muốn tải bản hợp đồng xuống máy thì hãy nhấn vào nút tải xuống.

Ở bước xác nhận và đồng ý với mọi điều khoản trên hợp đồng điện tử, nếu người dùng chọn từ chối thì nghĩa là hợp đồng điện tử này sẽ không còn hiệu lực và hệ thống sẽ tiến hành gửi email thông báo về việc hợp đồng điện tử bị từ chối đến người tạo trước đó cũng như tạm dừng việc gửi email yêu cầu xem xét đến những người còn lại.

Bước 3: Ký kết hợp đồng

Ký kết hợp đồng điện từ chính công việc sau khi gửi nhận hợp đồng đã rà soát lại mọi nội dung trong hợp đồng và đồng ý với mọi thông tin được hiển thị để tiếp tiếp nối việc gửi hợp đồng đến những người tiếp theo.

• Nếu người xem xét hợp đồng muốn tải ảnh ký lên hợp đồng, phải di chuyển đến trang ký rồi chọn vào biểu tượng bút ký. Hệ thống sẽ hiển thị những lựa chọn cho người dùng bằng cách vẽ trực tiếp lên màn hình hoặc ký bằng cách tải file. Sau khi đã ký xong, hãy nhấn vào nút điền chữ ký vào hợp đồng điện tử.
• Sau khi đã thực hiện việc ký số hợp đồng điện tử sẽ được tự động gửi vào email cho người ký tiếp theo và gửi bản cuối cùng cho những người liên quan khi đã có đầy đủ các chữ ký.
• Cuối cùng, chọn vào mục “Đồng ý với các điều khoản về văn bản điện tử” là quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email đã được hoàn tất.

Ký kết hợp đồng điện tử toàn diện của MobiFone eContract

Phần mềm hợp đồng điện tử MobiFone eContract chính là một giải pháp vô cùng hoàn hảo và công ty MobiFone đang phát triển cho các doanh nghiệp về việc chứng thực hợp đồng điện tử. Khi sử dụng giải pháp chứng thực hợp đồng điện tử này, doanh nghiệp có thể tối ưu được rất nhiều thời gian và chi phí cho việc trực tiếp đến ký kết cũng như hạn chế những rủi ro có thể xảy ra về vấn đề pháp lý khi thực hiện giao kết hợp đồng điện tử. 

Một số ưu điểm vượt trội của MobiFone eCotnract:

• Tính bảo mật cao nên vô cùng an toàn bởi phần mềm được trang bị bảo mật trên hạ tầng server của MobiFone với hệ thống máy chủ chất lượng, hiện đại đáp ứng toàn bộ các tiêu chuẩn quốc tế về bảo mật, an toàn thông tin dữ liệu.
• Tính hiệu quả cao nên quy trình ký kết hợp đồng điện tử được số hóa tuyệt đối giúp doanh nghiệp giảm thiểu thời gian và chi phí chuyển phát.
• Vô cùng tiện lợi giúp doanh nghiệp có thể linh hoạt tiến hành soạn thảo hay ký kết mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị.

Như vậy, qua những thông tin mà Giải pháp số MobiFone vừa chia sẻ với bạn trên đây, chắc hẳn bạn đã hiểu hơn một cách chi tiết nhất về quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến hợp đồng điện tử hay muốn tìm hiểu thêm về hợp đồng điện tử MobiFone eContract của chúng tôi, hãy nhanh chóng liên hệ để được đội ngũ nhân viên chăm sóc khách hàng giải đáp chi tiết nhất.