Dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử và một số thông tin cần biết

Đối với các doanh nghiệp hay tổ chức, hộ kinh doanh cá nhân hiện nay, hợp đồng điện tử đã ngày càng trở nên quen thuộc và có thể thay thế hoàn toàn cho những bản hợp đồng bằng giấy. Tuy nhiên, liệu các đơn vị đó đã thực sự hiểu rõ về dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử hay chưa? Cùng tìm hiểu qua bài viết sau đây của Giải pháp số MobiFone để chúng tôi có thể giải đáp chi tiết cho bạn về vấn đề này nhé!

Dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử là gì?

Khái niệm về dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử đã được nêu ra rất rõ trong Khoản 5 thuộc Điều 3 của Nghị định số 52/2013/NĐ-CP. Cụ thể, dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử chính là loại dịch vụ của một bên thứ 3 nhằm thực hiện mục đích lưu trữ cũng như đảm bảo tính toàn vẹn cho những chứng từ điện tử. Các chứng từ điện tử này được khởi tạo bởi các bên trong quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử.

Như vậy, nói một cách dễ hiểu hơn, dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử chính là một loại hình dịch vụ được những tổ chức đảm bảo đáp ứng đủ những điều kiện mà pháp luật quy định đưa ra cung cấp. Những tổ chức này sẽ cung cấp dịch vụ này để lưu trữ, đảm bảo tính vẹn nguyên của những chứng từ điện tử giúp các bên tham gia không phải gặp bất kỳ rủi ro nào trong quá trình ký kết.

Điều kiện cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử

Không phải đơn vị nào cũng có thể dễ dàng cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử cho các bên tham gia. Những đơn vị nào muốn tiến hành cung cấp dịch vụ này đều phải đảm bảo đáp ứng đủ 3 điều kiện sau:

Tuân theo pháp luật và được phê duyệt bởi Bộ Công Thương

Điều kiện đầu tiên để một đơn vị có thể cung cấp được dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử là đơn vị đó phải là thương nhân hoặc tổ chức, doanh nghiệp được thành lập theo đúng quy định pháp luật Việt Nam đưa ra. Bên cạnh đó, đơn vị này cũng cần có những đề án cụ thể và chi tiết nhất về hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực điện tử và được Bộ Công Thương phê duyệt, bao gồm các nội dung sau:

• Thông tin giới thiệu về thương nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp đó bao gồm các năng lực, những kinh nghiệm đã có và những đóng góp của tổ chức cho hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử.
• Bản mô tả thật chi tiết về phương án kỹ thuật nhằm phục vụ trọn vẹn cho hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực.

Có giấy phép của Bộ Công Thương

Khi các tổ chức, thương nhân hay doanh nghiệp tiến hành hoạt động đánh giá tín nhiệm trên một số trang web thương mại điện tử thì việc đăng ký đầy đủ với Bộ Công Thương là không thể nào thiếu. Hơn nữa, khi tổ chức thực hiện các hoạt động dưới đây cũng bắt buộc phải xin giấy phép của Bộ Công Thương:

• Các hoạt động liên quan đến việc đánh giá, chứng nhận một số chính sách để bảo mật những thông tin cá nhân của các doanh nghiệp, tổ chức khi đã tham gia vào hoạt động thương mại điện tử.
• Hoạt động chứng thực hợp đồng điện tử.

Có đề án về hệ thống công nghệ cùng với phương án kỹ thuật

Bộ Công Thương phải phê duyệt về phương án kỹ thuật cũng như hệ thống công nghệ của đơn vị thì đơn vị đó mới được phép hoạt động dịch vụ chứng thực điện tử. Do đó, những chuẩn bị mà doanh nghiệp cần có là.

• Giải pháp công nghệ đảm bảo an toàn, tiên tiến và hiện đại.
• Hệ thống công nghệ thông tin bảo mật tốt được tích hợp.
• Đề án chi tiết liên quan đến quy trình vận hành của dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử như các phương án để bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu, định danh và chứng thực của các bên liên quan, phương án để tiến hành tra cứu, phương án nhằm khắc phục sự cố xảy ra.

Các đơn vị hay tổ chức phải đảm bảo đáp ứng 3 điều kiện trên đây thì mới có thể được Bộ Công Thương cấp phép hoạt động chứng thực điện tử theo đúng pháp luật.

Đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử có nghĩa vụ gì?

Những tổ chức, doanh nghiệp nào đã được Bộ Công Thương phê duyệt và công nhận là đáp ứng đủ các điều kiện để cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử thì phải có những nghĩa vụ sau đây:

• Tất cả những vấn đề liên quan đến tính toàn vẹn hay tính bảo mật của chứng thực điện tử phải chịu trách nhiệm hoàn toàn.
• Nếu các cơ quan nhà nước phát hiện có hành vi vi phạm pháp luật liên quan đến những chứng từ điện tử mà đơn vị đó lưu trữ hay chứng thực, đơn vị phải có nghĩa vụ cung cấp đầy đủ những tài liệu để hỗ trợ cơ quan quản lý nhà nước điều tra.
• Quy chế về hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử phải được công bố một cách minh bạch và rõ ràng theo những hướng dẫn của Bộ Công Thương.
• Thường xuyên tiến hành kết nối và báo cáo với Cổng quản lý hoạt động thương mại điện tử cũng như Bộ Công Thương về tình hình cung cấp dịch vụ chứng thực điện tử của doanh nghiệp mình.

Quy trình đăng ký để cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử

Những hồ sơ đăng ký để cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử sẽ được Bộ Công Thương tiếp nhận và xử lý trực tuyến trên cổng thông tin quản lý hoạt động thương mại điện tử với địa chỉ trang web là www.online.gov.vn. Khi tổ chức, thương nhân cần truy cập vào cổng thông tin quản lý hoạt động thương mại điện tử phải tiến hành làm theo 5 bước sau:

Bước 1: Đăng ký tài khoản để tiến hành đăng nhập vào hệ thống và cung cấp đầy đủ những thông tin mà hệ thống yêu cầu.

Bước 2: Trong vòng 3 ngày kể từ khi tổ chức tiến hành đăng ký và cung cấp những thông tin về tài khoản của mình, Bộ Công Thương sẽ gửi kết quả qua thư điện tử về một trong các nội dung sau:

• Nếu đăng ký tài khoản thành công, tổ chức sẽ được cấp một tài khoản chính thức để tiến hành đăng nhập vào hệ thống.
• Nếu đăng ký tài khoản không thành công, tổ chức sẽ phải tiến hành đăng ký lại hoặc bổ sung đầy đủ những thông tin còn thiếu theo yêu cầu.

Bước 3: Tổ chức sau khi đã có được tài khoản trên hệ thống tiến hành đăng ký hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực điện tử và khai báo đầy đủ những thông tin theo mẫu rồi đính kèm với hồ sơ đăng ký.

Bước 4: Trong vòng 20 ngày kể từ khi tổ chức đăng ký hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử, tổ chức sẽ nhận được thư điện tử với nội dung phản hồi của Bộ Công Thương về một trong số các nội dung:

• Xác nhận hồ sơ của tổ chức là hợp lệ và đầy đủ những thông tin đã yêu cầu.
• Thông báo rằng hồ sơ của tổ chức chưa hợp lệ và cần bổ sung đầy đủ các thông tin. Trong trường hợp này, tổ chức cần tiếp tục khai báo lại hoặc bổ sung những thông tin còn thiếu.

Bước 5: Sau khi tổ chức đã nhận được thông báo xác nhận của Bộ Công Thương về hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, tổ chức cần gửi về Bộ Công Thương một bản giấy hồ sơ đăng ký hoàn chỉnh. Tổ chức, thương nhân phải thực hiện theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ trên thư điện tử thường xuyên để có thể cập nhật và chỉnh sửa thông tin theo yêu cầu nhanh nhất.

Nếu trong vòng 30 ngày kể từ khi nhận được thông báo bổ sung thông tin mà thương nhân tổ chức không phản hồi thì hồ sơ đăng ký hoạt động dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử sẽ bị chấm dứt.

Dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử uy tín – MobiFone eContract

Dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử MobiFone eContract là một dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử đang được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng sử dụng nhất trong thời điểm hiện nay. MobiFone eContract là dịch vụ được triển khai bởi công ty MobiFone, một công ty viễn thông có tầm ảnh hưởng vô cùng lớn đối với các doanh nghiệp nước ta. MobiFone eContract đã được Bộ Công Thương cấp giấy phép hoạt động hoàn toàn hợp pháp.

Dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử MobiFone eContract sẽ mang đến rất nhiều ưu điểm tuyệt vời cho doanh nghiệp về tính vẹn nguyên cũng như tính bảo mật của thông tin. Do đó, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm khi thực hiện giao kết cũng như tiến hành hợp đồng điện tử mà không phải lo lắng về bất cứ vấn đề rủi ro nào có thể xảy ra.

Trên đây là những thông tin chi tiết nhất mà Giải pháp số MobiFone muốn gửi đến cho bạn về dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử. Hoạt động chứng thực hợp đồng điện tử có vai trò vô cùng quan trọng khi các doanh nghiệp thực hiện giao kết hợp đồng điện tử. Nếu còn bất cứ thông tin gì thắc mắc hay có nhu cầu sử dụng dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử MobiFone eContract, hãy nhanh chóng liên hệ để được đội ngũ nhân viên của chúng tôi tư vấn cụ thể hơn.