Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là gì? MobiFone 2023

Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là gì? Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử để làm gì? Nhiều Doanh nghiệp vẫn đang bị nhầm lẫn giữa hai loại hóa đơn điện tử chuyển đổi và hóa đơn giấy. Ở bài viết dưới đây, hãy cùng MobiFone Invoice giúp Doanh nghiệp hiểu rõ hơn cách phân biệt về 2 loại hóa đơn này.

1. Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

1.1 Định nghĩa

Hóa đơn được in từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật Việt Nam được gọi là hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử. Theo mục đích sử dụng mà người lập hóa đơn điện tử có thể chuyển đổi từ hóa đơn điện tử trên sang hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật.

Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử đang được nhà nước bắt buộc sử dụng theo TT 78 và NĐ 123.

1.2 Hóa đơn điện tử chuyển đổi từ hóa đơn điện tử cần đáp ứng những điều kiện gì?

Nếu người lập hóa đơn muốn chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy thì cần phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Phản ánh toàn vẹn đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
• Phải có chữ ký và đầy đủ họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

1.3 Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý hay không?

Hóa đơn điện tử chuyển đổi thành chứng từ giấy thì không có giá trị pháp lý, mà chỉ có giá trị lưu trữ để ghi sổ căn cứ theo quy định pháp luật, cụ thể như sau:

Căn cứ theo khoản 3, Điều 10, Nghị định 119/2018/NĐ-CP đã quy định: “Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để mua bán, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn này được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển giao dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.”

1.4 Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không?

Vì hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy không có giá trị về mặt pháp lý, nên các hóa đơn chuyển đổi không cần phải đóng dấu.

1.5 Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử hợp lệ là gì?

Hóa đơn điện tử hợp pháp được phép chuyển đổi thành chứng từ giấy ngay sau khi đã ký điện tử bằng chữ ký số. Nguyên tắc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy phải đảm bảo đầy đủ nội dung trùng khớp với hóa đơn điện tử gốc.

1.6. Cách phân biệt hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

Ký hiệu riêng trên hóa đơn được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử qua loại hóa đơn giấy bao gồm đầy đủ các thông tin cụ thể như sau:

• Dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”)
• Họ tên và chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi.
• Thời gian thực hiện việc chuyển đổi.
• Một số DN khi nhận hóa đơn chuyển đổi yêu cầu đóng dấu treo, thế nhưng điều này không bắt buộc phải thực hiện.

2. Chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy

Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn giấy để làm gì, căn cứ trên quy định của pháp luật Việt Nam:

Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn dạng giấy được ghi chú cụ thể tại Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC. Theo đó, HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ có thể được chuyển đổi thành hóa đơn giấy cho nhu cầu lưu thông hàng hóa, quản lý hóa đơn của người mua gọi tắt là hóa đơn chuyển đổi với những yêu cầu, cụ thể như sau:

2.1. Nguyên tắc chuyển đổi

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc hàng hóa trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần duy nhất.

Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán trên giấy phép kinh doanh, dấu của bên bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC.

2.2. Điều kiện để được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Để tiến hành việc đưa hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy, chúng ta cần phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

•  Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
•  Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
•  Phải có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

2.3. Giá trị pháp lý

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn gốc, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người đã thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

2.4. Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: đoạn văn bản giúp phân biệt giữa các loại hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (có ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người đã thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.

3. Cách phân biệt hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn giấy

Một mẫu hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.

 

Trên đây là mẫu hóa đơn điện tử đã chuyển đổi. Cũng là bản giấy, tuy nhiên loại Hóa đơn điện tử chuyển đổi này lại khác hoàn toàn Hóa đơn giấy thông thường, cụ thể như sau:

• Mẫu: Số liên theo quy định về hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là không có liên nên ở thông số số liên bằng VD: 01GTKT0/001 đối với hóa đơn giấy sẽ là số trong khoảng từ 2 đến 9.
• Ký hiệu : Ký hiệu của hóa đơn điện tử được quy định là E.

Ví dụ: Hóa đơn điện tử chuyển đổi ký hiệu AA/19E còn đối với hóa đơn giấy đặt in thì Ký hiệu cuối cùng là P hoặc với hóa đơn tự in thì ký hiệu cuối cùng T.

• Hình thức: Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: Dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ gốc – nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi. Trong khi Hóa đơn giấy thông thường lại được viết tay trên giấy đặt in.
• Chữ ký: Với hóa đơn giấy thông thường Doanh nghiệp phải thực hiện ký bằng tay. Nhưng với HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ra giấy có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn ĐT sang hóa đơn giấy và có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ sang hóa đơn giấy.

Để được giải đáp những thắc mắc liên quan để hóa đơn điện tử quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ số hotline: 0938.82.82.82