Ưu nhược điểm của hợp đồng điện tử mà doanh nghiệp nên biết

Với sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của công nghệ thông tin và chuyển đổi số như hiện nay, việc các doanh nghiệp ứng dụng ký kết bằng các bản hợp đồng điện tử trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Bên cạnh những ưu điểm tuyệt vời của hợp đồng điện tử thì nó vẫn còn tồn tại khá nhiều mặt hạn chế. Cùng tìm hiểu bài viết sau đây của Giải pháp số MobiFone để xem những ưu nhược điểm của hợp đồng điện tử nhé!

Hợp đồng điện tử là gì?

Hợp đồng điện tử là một loại văn bản được thiết lập dưới dạng các thông điệp dữ liệu theo quy định rất rõ ràng của Luật Giao dịch điện tử năm 2005. Hiện nay, hợp đồng điện tử là một giải pháp vô cùng tối ưu để thay thế cho những bản hợp đồng giấy truyền thống.

Trong hợp đồng điện tử, tất cả những thông điệp dữ liệu là những thông tin được tạo ra để gửi đi, nhận lại và thực hiện lưu trữ bằng các phương tiện điện tử. Khi các doanh nghiệp cần giao kết hợp đồng, chữ ký điện tử sẽ bắt buộc phải sử dụng và loại chữ ký này sẽ được cung cấp bởi những tổ chức đã được đăng ký cấp phép dịch vụ hợp pháp. Hợp đồng điện tử sẽ có giá trị pháp lý tương đương như những bản hợp đồng giấy truyền thống.

Ưu nhược điểm của hợp đồng điện tử

Hợp đồng điện tử tuy là một phương án tối ưu giúp doanh nghiệp ký kết các loại hợp đồng một cách hiệu quả hơn nhưng nó vẫn còn tồn tại khá nhiều hạn chế. Dưới đây là những ưu nhược điểm của hợp đồng điện tử mà nó có thể mang lại cho doanh nghiệp:

Ưu điểm của hợp đồng điện tử

Dưới đây là những ưu điểm vô cùng tuyệt vời của hợp đồng điện tử đối với các doanh nghiệp:

Giao kết hợp đồng thuận lợi, nhanh chóng

Nhờ việc sử dụng hợp đồng điện tử và các thông điệp dữ liệu để tiến hành giao dịch, quá trình giao kết hợp đồng giữa doanh nghiệp và các đối tác sẽ trở nên nhanh chóng và thuận lợi hơn rất nhiều. Việc giao kết hợp đồng sẽ được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử như điện thoại, máy tính, laptop… và thực hiện ký bằng chữ ký điện tử. Vậy là chỉ qua một vài thao tác đơn giản là bản hợp đồng đã được giao kết thành công.

Việc giao kết hợp đồng điện tử thuận lợi nhanh chóng như vậy sẽ giúp các bên tham gia tiết kiệm được rất nhiều thời gian đi lại hay gặp mặt nhau chỉ để ký một bản hợp đồng giấy.

Dễ dàng lưu trữ và tìm kiếm

Hợp đồng điện tử không giống như những bản hợp đồng giấy thông thường bắt buộc phải có nơi lưu trữ phức tạp. Hợp đồng điện tử có thể dễ dàng được tồn tại và lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu. Loại hợp đồng này có thể được lưu trữ một cách vô cùng tối ưu trên hệ thống nên sẽ đem lại sự đơn giản và dễ dàng nhất định trong khâu quản lý.

Hơn nữa, việc sắp xếp các văn bản hợp đồng điện từ còn vô cùng khoa học và theo từng tiêu thức. Do đó, bất cứ khi nào cần tìm kiếm, người dùng chỉ cần nhập các tiêu thức là hệ thống sẽ tự động lọc ra những bản hợp đồng điện tử phù hợp và bạn cần tìm kiếm rất nhanh chóng.

Bảo mật thông tin tuyệt đối

Hợp đồng điện tử được thiết lập hoàn toàn dưới dạng thông điệp dữ liệu nên nó sẽ chịu sự kiểm soát rất chặt chẽ của các hệ thống công nghệ hiện đại có tính bảo mật và an toàn vô cùng cao. Do đó, những bản hợp đồng điện từ sẽ chỉ được xem và mở khi có khóa và mật mã. Hơn nữa, việc hợp đồng điện tử được tích hợp tính năng phân quyền quản trị cũng sẽ giúp cho việc an toàn thông tin dữ liệu trong hợp đồng được tốt hơn.

Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

Khi sử dụng hợp đồng điện tử, doanh nghiệp có thể dễ dàng giao kết hợp đồng đối với các đối tác ở bất cứ thời gian và địa điểm nào. Việc này giúp các doanh nghiệp sẽ nắm bắt được các cơ hội một cách nhanh chóng và không bỏ qua bất kỳ cơ hội tuyệt vời nào cho doanh nghiệp mình.

Hơn nữa, khi sử dụng hợp đồng điện tử, chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra sẽ được tiết kiệm ở mức tối đa bởi doanh nghiệp chỉ cần mua phần mềm ký hợp đồng điện tử ban đầu và không phải lo lắng đến các chi phí lưu kho, bảo quản hay chi phí về giấy tờ.

Khẳng định thương hiệu

Nhờ có hợp đồng điện tử mà các doanh nghiệp hiện nay có thể dễ dàng ký kết với các đối tác nước ngoài nhanh chóng. Với cách thức làm việc hiệu quả, nhanh nhẹn và bắt kịp những xu hướng tiên tiến hàng đầu hiện nay, hợp đồng điện tử sẽ giúp các doanh nghiệp Việt Nam có thể khẳng định thương hiệu dễ dàng đối với các khách hàng quốc tế.

Nhược điểm của hợp đồng điện tử

Bên cạnh những ưu điểm tuyệt vời mà chúng tôi vừa mang đến phía trên của hợp đồng điện tử, loại hợp đồng này vẫn còn tồn tại một số hạn chế mà các doanh nghiệp cần lưu tâm sau đây:

Rủi ro về mặt pháp lý

Đặc điểm của hợp đồng điện tử là nó mang tính phi biên giới. Do đó, việc có thể xác định được chính xác địa điểm thực hiện giao kết hợp đồng là khá khó khăn, đặc biệt là những giao dịch quốc tế. Về sau này, nếu xảy ra một số tranh chấp về hợp đồng thì việc giải quyết sẽ không hề dễ dàng.

Vì vậy, để mức rủi ro của bản hợp đồng điện tử ở mức thấp nhất thì trong bản hợp đồng bắt buộc phải có nội dung thỏa thuận xác định rõ biện pháp để giải quyết tranh chấp này hoặc ghi rõ tranh chấp phải được giải quyết bởi một cơ chế xử lý đã được thỏa thuận từ trước.

Hơn nữa, hợp đồng điện tử còn mang tính phi vật chất nên nó cũng không thể chứng minh được đâu là bản gốc và chữ ký gốc. Lúc này, sự xác định rõ ràng của bên thứ 3 về chữ ký số hay hiệu lực của hợp đồng là vô cùng cần thiết.

Hạn chế về phạm vi áp dụng

Những phạm vi được áp dụng giao dịch điện tử đã được quy định rất rõ trong điều 1 Luật Giao dịch điện tử năm 2005. Một số lĩnh vực mà hợp đồng điện tử được phép áp dụng thuộc lĩnh vực kinh doanh, thương mại, dân sự và một số lĩnh vực khác. Tuy nhiên, hợp đồng điện tử bắt buộc sẽ không được áp dụng cho việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu bất động sản, các văn bản liên quan đến việc thừa kế, đăng ký kết hôn, ly hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử…

Rủi ro về bảo mật

Hợp đồng điện tử tuy có tính bảo mật vô cùng cao nhưng một số trường hợp rủi ro về rò rỉ dữ liệu hay lỗi hệ thống khi các bên tham gia tiến hành uỷ quyền cho bên thứ 3 là khó có thể tránh khỏi. Do đó, việc các bên tham gia tìm kiếm một đơn vị cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử uy tín, chất lượng là điều vô cùng quan trọng để hạn chế tối đa những rủi ro có thể xảy ra cho doanh nghiệp của mình.

MobiFone eContract – Hợp đồng điện tử ưu việt hàng đầu hiện nay

Nếu doanh nghiệp đang cần tìm kiếm một phần mềm hợp đồng điện tử có thể mang đến tất cả những ưu điểm ở phía trên mà lại có thể khắc phục toàn bộ những rủi ro có thể gặp phải thì MobiFone eContract là một phần mềm ký hợp đồng điện tử mà bạn không thể nào bỏ qua. MobiFone eContract được cung cấp bởi công ty MobiFone và đang được rất nhiều doanh nghiệp tin tưởng sử dụng.

Nhờ các tính năng vô cùng ưu việt cùng với giao diện hệ thống dễ sử dụng, bảo mật nhiều lớp an toàn tuyệt đối cho doanh nghiệp khi thực hiện giao kết kết hợp đồng điện tử, MobiFone eContract xứng đáng là một phần mềm giao dịch hợp đồng điện tử ưu việt nhất hiện nay. Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên hỗ trợ khách hàng 24/24 cùng dịch vụ chăm sóc chuyên nghiệp cũng là những yếu tố tuyệt vời để bạn có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ MobiFone eContract.

Trên đây là những phân tích cụ thể nhất của Giải pháp số MobiFone liên quan đến ưu nhược điểm của hợp đồng điện tử. Hy vọng những thông tin phía trên sẽ giúp cho doanh nghiệp có thêm nhiều kiến thức hữu ích nhất về hợp đồng điện tử và giảm thiểu tối đa những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình ký kết. Nếu bạn có nhu cầu sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử ưu việt của chúng tôi, hãy nhanh chóng liên hệ để được đội ngũ nhân viên tư vấn cụ thể hơn.