Dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử là gì? Điều kiện tiến hành hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử

Có lẽ hợp đồng điện tử đang ngày càng đến gần và trở nên phổ biến với đại đa số doanh nghiệp, tổ chức hay hộ kinh doanh. Thế nhưng, không phải đơn vị nào cũng nắm rõ các thông tin về dịch vụ này hay các yếu tố cần có để đăng ký hoạt động của chúng ra sao. Vì vậy Mobifone CNS sẽ giải thích chi tiết về chứng thực hợp đồng điện tử trong bài viết sau đây.

Khái niệm về dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử

Khoản 15 thuộc Điều 3 của Nghị định số 52/2013/NĐ-CP đã có quy định nghiêm ngặt và minh bạch rằng:

“Dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử được định nghĩa là một dịch vụ của bên thứ ba về lưu trữ, đảm bảo tính toàn vẹn cho chứng từ điện tử mà các bên đã khởi tạo trong toàn bộ quá trình giao kết cũng như thực hiện hợp đồng đó.”

Thông qua định nghĩa trên, có thể thấy rằng chứng thực hợp đồng điện tử chính là một trong các loại hình dịch vụ do các tổ chức đủ điều kiện theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam. Với mục đích nhằm lưu trữ cũng như đảm bảo tính toàn vẹn, y nguyên được đề ra của các chứng từ điện tử của các bên trong quá trình tạo sự ký kết, thực hiện.

Điều kiện phải có để cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử

Bất cứ một đơn vị nào muốn thực hiện hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử đều cần phải đáp ứng đầy đủ cả 03 yếu tố bên dưới đây.

Chấp hành pháp luật và được Bộ Công Thương phê duyệt

Trước hết, đơn vị muốn được cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử phải là thương nhân và là tổ chức được thành lập chuẩn với hiến pháp của pháp luật của Việt Nam. Bên cạnh đó, đơn vị cũng cần có đề án rõ ràng về hoạt động cung cấp dịch vụ.

Hơn nữa, bắt buộc phải thông qua thẩm định từ Bộ Công Thương với các nội dung:

• Các thông tin được giới thiệu về thương nhân và tổ chức bao gồm: kinh nghiệm, các loại năng lực, khả năng đóng góp cho các hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử.
• Mô tả chi tiết phương án kỹ thuật để đáp ứng trong suốt quá trình cung cấp dịch vụ.

Đề án phải có quan hệ với hệ thống công nghệ và phương án kỹ thuật

Đơn vị cần phải có được sự phê duyệt của Bộ Công Thương chấp nhận về các phương án kỹ thuật. Chính vì vậy, tại mục này, doanh nghiệp hay tổ chức cần chuẩn bị kỹ lưỡng thể và đầy đủ nhất về:

• Hệ thống công nghệ thông tin.
• Giải pháp công nghệ.
• Quy trình vận hành và các thông tin đầy đủ về dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử như: Phương án lưu trữ, bảo đảm tính nguyên vẹn của dữ liệu; Phương án định danh và chứng thực hợp đồng điện tử của những bên liên quan đến hoạt động chứng thực; Phương án tra cứu trên hệ thống; Phương án bảo mật hệ thống, bảo mật an toàn thông tin cho khách hàng; Phương án kỹ thuật để bảo đảm sự khắc phục kịp thời khi xảy ra sự cố.

Tổ chức hoạt động yêu cầu có giấy phép từ Bộ Công Thương

Các thương nhân và tổ chức khi thực hiện các hoạt động đánh giá tín nhiệm trên các trang web thương mại điện tử buộc phải đăng ký chi tiết với Bộ Công Thương. Bên cạnh đó, khi tiến hành các hoạt động bên dưới đây thì nên có giấy phép từ Bộ Công Thương thì mới được thực hiện:

• Hoạt động đánh giá, chứng nhận các chính sách nhằm bảo vệ thông tin cá nhân của những thương nhân, tổ chức, doanh nghiệp tham gia hoạt động thương mại điện tử.
• Hoạt động chứng thực hợp đồng điện tử.

Vậy là, nếu muốn tiến hành hoạt động chứng thực hợp đồng điện tử thì thương nhân và tổ chức cần được thoả mãn 3 điều kiện trên. Hay nói cách khác là phải được Bộ Công Thương đồng ý và cấp phép.

Hồ sơ đăng ký thực hiện dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử gồm những gì?

Căn cứ khoản 22 Điều 1 Nghị định 85/2021/NĐ-CP quy định về hồ sơ đăng ký bao gồm:

• Đơn đăng ký hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử;
• Bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao xuất trình kèm bản chính để đối chiếu Quyết định thành lập (đối với tổ chức), Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đầu tư (đối với thương nhân);
• Đề án hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử theo quy định

Đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử cần có trách nhiệm gì?

Bất kể thương nhân, tổ chức nào khi đã được phê duyệt có đủ điều kiện để chứng thực hợp đồng điện tử đều phải có chịu trách nhiệm và nghĩa vụ về các vấn đề liên quan:

• Chịu trách nhiệm liên quan đến tính bảo mật, dự toàn vẹn của tất cả các chứng từ điện tử mà đơn vị mình đang có trọng trách lưu trữ và chứng thực.
• Cung cấp đầy đủ tài liệu cũng như hỗ trợ nhiệt tình cho các cơ quan quản lý nhà nước trong việc điều tra các hành vi vi phạm pháp luật xoay quanh những chứng từ điện tử mà đơn vị đã lưu trữ và chứng thực.
• Công bố công khai, minh bạch không giấu diếm Quy chế hoạt động cung cấp chứng thực hợp đồng điện tử cùng các nội dung theo chuẩn mực hướng dẫn từ Bộ Công Thương.
• Thực hiện kết nối đến với Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử. Đồng thời, thường xuyên báo cáo Bộ Công Thương về tình hình cung cấp dịch vụ theo nhu yêu cầu được ban hành.

Sửa đổi, bổ sung thông tin đã đăng ký cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử hợp pháp

• Thương nhân, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử cần phải thông báo sửa đổi, bổ sung thông tin đăng ký trong thời hạn là 07 ngày làm việc kể từ ngày có một trong những thay đổi về Hồ sơ đăng ký;
• Việc đã thông báo sửa đổi, bổ sung thông tin đăng ký được tiến hành qua tài khoản truy cập hệ thống trực tiếp đã được cấp khi tiến hành đăng ký hoặc bằng văn bản gửi trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện về Bộ Công Thương (Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số). Đồng thời, kèm theo bản sao các giấy tờ, tài liệu có tính pháp lý chứng minh sự thay đổi (nếu có);
• Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo chính xác của thương nhân, tổ chức theo quy định tại điểm B khoản này, Bộ Công Thương bắt đầu xem xét việc xác nhận hoặc không xác nhận thông tin sửa đổi, bổ sung và phản hồi lại cho thương nhân, tổ chức. Bằng việc gửi qua tài khoản truy cập hệ thống đã được cấp. Trong trường hợp không xác nhận buộc phải cung cấp rõ lý do hợp lý xác đáng.

Trên đây là bài viết chia sẻ các thông tin liên quan tới dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử như: khái niệm, điều kiện, hồ sơ cần có để cung cấp dịch vụ cũng như trọng trách vụ của đơn vị cung cấp chúng tôi đã tổng hợp rõ ràng. Hy vọng bài viết này sẽ cung cấp thật nhiều kiến thức bổ ích cho các bạn. Đừng quên theo dõi Mobifone để luôn cập nhật được những thông tin hữu ích khác nhé!